Denk nu na over de werkplek van de toekomst
Wie in februari 2020 binnen een bedrijf had voorgesteld te onderzoeken “wat er nodig is om met álle kantoormedewerkers thuis te werken”, had voor dat idee weinig handen op elkaar gekregen. Toen werken vanuit huis in maart realiteit werd, konden veel bedrijven toch snel schakelen en de nieuwe werksituatie faciliteren. Dat tekent de kracht van de Nederlandse internetinfrastructuur én de flexibiliteit van werknemers en werkgevers.
Dat neemt niet weg, dat veel bedrijven ‘ad hoc’ beslissingen namen op het gebied van, onder meer, ergonomie, werkplekbeheer en security, die later geëvolueerd moesten worden.
Zeker sinds we te maken hebben met een tweede virusgolf, is duidelijk dat serieus gekeken moet worden naar de gemaakte keuzes. Dit, terwijl de derde etappe van deze reis nu voor de deur staat. Namelijk: hoe gaan ondernemers in de toekomst, met de belofte van een vaccin volgend jaar, duurzaam de (kantoor)werkplek inrichten? Hoe is de combinatie van thuiswerken en het functioneren binnen de kantooromgeving te realiseren?
Bij Dell Technologies hebben we daar duidelijke ideeën over, die we graag met partners en de betreffende eindklanten waarmaken.
Drie etappes
Halverwege de jaren negentig hoorden we de term ‘digitale snelweg’ voor het eerst. Internet en e-mail waren voor het grote publiek nieuw, en door de vergelijking te maken met het wegennet ging het begrip leven. De uitdrukking wordt nauwelijks meer gebruikt, maar wie in maart en april van dit jaar om zich heen keek zag treinen die leeg waren en minder reden, vliegtuigen die aan de grond stonden en snelwegen die zelfs rond acht uur ’s ochtends filevrij waren. Het digitale verkeer en het gebruik van digitale verbindingen piekte echter als nooit tevoren.
Bij deze ‘reis’ om bij de vervoeranalogie te blijven, onderscheid ik drie etappes. Ik duid die graag aan met de stationsnamen ‘Respond’, ‘Reflect’ en ‘Rethink’. Uit verschillende digitale rondetafelgesprekken die we met partners en klanten hielden in de afgelopen maanden, is gebleken dat deze termen heel goed resoneerden bij hen en dat ze heel herkenbaar waren.
Fase 1: Respond
Zoals een dier reageert op gevaar, zo moesten bedrijven snel schakelen toen de intelligente lockdown werd afgekondigd. In Nederland konden we daarbij direct gebruik maken van de bestaande faciliteiten: de adoptie van cloud- en SaaS-oplossingen is groot, het internet stabiel en we zijn bekend met, zoals dat een decennium geleden heette ‘het nieuwe werken’. Dat laatste betekende niet dat in veel bedrijven de medewerkers structureel thuiswerkten, maar wel dat ze op locatie, in het weekend, bij een klant of tijdens vakanties toegang tot het bedrijfsnetwerk hadden – en konden mailen.
Dit fundament maakte snel omschakelen naar volledig thuiswerken mogelijk. Extra monitoren en toetsenborden werden aangeschaft en door (ondersteunend kantoorpersoneel) naar de gebruikers gebracht. De digitale vrijmibo werd breed uitgerold.
Fase 2: Reflect
Al relatief kort na de Respond-fase startte in veel ondernemingen de analyse of de gekozen oplossingen voldeden aan de noodzaak tot langdurig(er) thuiswerken. Van ergonomische werkplekken – in plaats van de keukentafel – tot headsets die het achtergrondgeluid wegfilteren. Geen overbodige luxe als ook de partner thuis moest werken en de kinderen niet naar school konden.
Daarnaast werd het IT-managers en -beheerders al snel duidelijk dat het werken buiten het kantoornetwerk en via niet altijd adequaat beveiligde wifi-accespoints voor nieuwe security-uitdagingen zorgde. Ook verloopt het updaten van apparatuur inmiddels anders dan voorheen: de IT-afdelingen moeten op afstand alle devices kunnen onderhouden.
Ten slotte zag je tijdens de zomermaanden dat thuiswerken meer en meer werd gecombineerd met een bepekte aanwezigheid op kantoor, wat een andere manier van samenwerken betekende.
Onderzoek naar thuiswerken
In september, tussen de eerste en tweede coronagolf in, liet Dell Technologies samen met mediapartners Dutch IT-channel en Executive-People een onderzoek uitvoeren door SmartProfile. Een groot aantal professionals werd bevraagd naar hun ervaringen met thuiswerken. Zoals verwacht bleek dat, ondanks een snelle overstap in de Respond-fase, er toch ruimte was voor verbetering. Zo werd onder meer gewezen op het belang van beveiliging/security (ruim 25 procent).
43 Procent van de ondervraagden meldde dat thuiswerken de digitale transformatie binnen de organisatie versnelde. Deels komt dat, blijkt uit de antwoorden van bijna de helft van de deelnemers, omdat er in de afgelopen periode investeringen zijn gedaan in de ICT-infrastructuur. Toch tekende ruim een derde van de deelnemers erbij aan dat het interne kennisniveau niet altijd voldoet. Dat is niet vreemd: traditionele werkroutines, denk aan vergaderen, het bezoeken van klanten of het doen van demo’s, veranderden sinds we thuiswerken. Er was echter nog geen ‘trainingsroutine’ om kennis en ervaring op dit gebied te vergaren.
Dit blijkt ook uit het onderzoek: slechts een klein aantal respondenten (6,62%) geeft aan gebruik te maken van trainingen/opleidingen op het gebied van thuiswerken voor het management, en nog geen 10% meldt dat er scholing was voor (potentiële) thuiswerkers.
Fase 3: Rethink
Kort na het uitbreken van Covid-19, en vooral in maart en april, toen bleek dat in Nederland goed thuisgewerkt kan worden, schatte 80% van de ondernemingen in dat thuiswerken de norm zou worden. Inmiddels komen bedrijven en medewerkers daar een beetje van terug. Uitsluitend thuiswerken is niet ideaal: je kunt niet alles via Teams of Zoom doen, het persoonlijke contact is ook belangrijk. Dit speelt niet alleen binnen interne teams, maar ook in de relatie met (potentiële) klanten. Er zal een hybride werkvorm ontstaan van zowel thuis als op kantoor werken. Het is goed juist nu na te denken over de manier waarop de werkplek van de nabije toekomst moet worden ingericht. En Dell Technologies denkt graag met partners en klanten mee.
Samenwerken en partnering
Uiteraard is Dell in de markt bekend als leverancier van ICT-oplossingen. Maar ons werkveld is breder: we willen samen met partners, collega-leveranciers en klanten zoeken naar toekomstgerichte oplossingen. De vraag hoe de werkplek van de toekomst eruitziet is niet door één partij te beantwoorden, dat lukt slechts in nauwe samenwerking.
Toch wil ik met onze eigen organisatie beginnen. Tijdens gesprekken met klanten krijgen we vaak de vraag hoe we zelf de veranderingen die Covid-19 vereiste gerealiseerd hebben.
Nu gebied de eerlijkheid te zeggen, dat we binnen Dell Technologies al langer in staat waren uitgebreid op afstand te werken. En niet alleen dat: ook de integratie van dit werken buiten het kantoor met het backoffice, denk aan IT-beheer, werd daarbij niet vergeten. Binnen onze organisatie noemen we dat unified workspace. De hardware- de applicaties, de infrastructuur en de zogenaamde last mile zijn daarin geïntegreerd.
Zero touch
Deze strategie rolden we al twee jaar geleden uit. In de kern gaat het erom systemen naar de medewerkers te brengen die al volledig zijn geconfigureerd. We noemen dit zero touch deployment. Alles wordt zoals dat heet turnkey opgeleverd. Ook de helpdesk is daarbij volledig virtueel, een belangrijke stap. Om de IT-afdeling te ontlasten is gekozen voor een maximale graad aan automatisering.
Uiteraard spelen cloudapplicaties een belangrijke rol, die worden automatisch geüpdatet, maar ook het afleveren van nieuwe, voor-geïnstalleerde hardware is geprotocolleerd. Het toestel werkt direct en het te vervangen device kan in dezelfde doos worden teruggestuurd, net als artikelen die je in online webshops bestelt.
In de Rethink-fase gaat het echter om meer dan technologie. Het sociale aspect is minstens zo belangrijk. Let op: voorheen wilde een medewerker wellicht thuiswerken om zich te kunnen concentreren, nu zou het zomaar kunnen zijn dat een werknemer naar kantoor wil komen om eens rustig te werken. Dat is nogal een verandering. Daar moeten, bijvoorbeeld kantoorruimtes op ingericht worden. Maar ook vergaderzalen.
Herinrichting kantoorlocaties
Het kantoor van de toekomst heeft meerdere functies. Het zorgt voor een noodzakelijk contact tussen medewerkers onderling en met de ‘bredere’ organisatie. Er zijn na al die maanden thuiswerken mensen die zich geïsoleerd beginnen te voelen. De digitale borrel was in april een leuk nieuwtje, inmiddels zijn we er een beetje klaar mee.
Daarnaast, zoals hierboven gezegd, zullen er vaker mensen van buiten het netwerk inbellen tijdens vergaderingen. Daar zijn andere ruimtes voor nodig, met goed geluid, adequate camera’s en betrouwbaar wifi. (En die vereisten gelden ook voor de medewerkers die ‘inbellen’)
Security mag daarbij niet vergeten worden, ik meldde dat al, en dat gaat verder dan VPN. De beveiliging tegen malware moet prioriteit hebben. Zeker als mensen minder vaak op kantoor komen. Zogenaamde CEO-fraude wordt dan wel een stuk eenvoudiger. Voor andere malware is next generation antivirus van belang, naast aandacht voor aanvallen op Bios-niveau. Vergeet ook containerisering niet. Veel bedrijven doen dat al op smartphones, maar het kan ook op laptops nuttig zijn.
Veilig, gezond en effectief thuiswerken is pas mogelijk als met een groot aantal voorwaarden rekening wordt gehouden. Graag ga ik, samen met mijn collega’s van Dell Technologies de uitdaging aan de meest geschikte oplossing voor uw bedrijf te realiseren.
Jordi Baggen, Benelux Sales Director Client Solutions bij Dell Technologies
