Deux personnes sur trois disent aujourd’hui rencontrer des difficultés à réunir le temps et l’énergie nécessaires pour accomplir leurs tâches. Selon l’étude Work Trend Index réalisée par Microsoft, en moyenne, 57 % du temps de travail des professionnels est consacré à la communication (mails, tchats, réunions) alors que seulement 43 % est dédié à la création. Comment rééquilibrer, voire inverser, la balance ?
Pour les dirigeants d’entreprise, l’intelligence artificielle est un élément de réponse. L’amélioration de la productivité des employés est pour eux le bénéfice le plus important associé à l’utilisation de l’IA dans le travail. Et qu’en pensent ces mêmes employés ? Aujourd’hui, ils sont bien plus nombreux à encourager l’adoption l’IA qu’à la craindre. D’après l’étude Microsoft, 70 % déclarent en effet qu’ils seraient prêts à déléguer autant de tâches que possible à l’IA afin de réduire leur propre charge de travail. Bonne nouvelle, c’est désormais possible !
Copilot, le ChatGPT des professionnels
Si l’on vous parle de LLM, ou grand modèle de langage, cela ne vous évoque peut-être rien. Si l’on vous dit ChatGPT en revanche, cela doit vous parler davantage. Les LLM sont les algorithmes sur lesquels reposent les intelligences artificielles dites génératives, comme ChatGPT. Génératives, tout simplement car elles génèrent des données originales sur la base de données apprises. Texte, images, code, les IA génératives peuvent produire très efficacement une multitude de contenus.
Avec nos partenaires, l’enjeu est aujourd’hui de les utiliser pour faciliter le travail des professionnels. Et c’est ce que propose Microsoft avec le nouvel outil Microsoft 365 Copilot. « Nous avons collaboré avec OpenAI, concepteur de ChatGPT, pour retravailler les algorithmes et les mettre à disposition des entreprises et leur permettre de créer leurs propres modèles pour répondre à leurs problématiques métier, explique Robin Doudoux, chef produit Micorosft 365 Copilot chez Microsoft France. Avec Copilot, nous intégrons l’IA générative dans les outils du quotidien afin de donner à tout un chacun l’accès à cette innovation sans avoir besoin de connaissance algorithmique particulière ».
Un prompteur pour vos présentations
Comment cela se présente ? Copilot prend tout simplement la forme d’une barre de recherche, qui vient s’intégrer dans les outils habituels de productivité et de collaboration des employés : Word, Excel, PowerPoint, Teams, Outlook. Dans ce champ de recherche, l’utilisateur peut saisir un « prompt », autrement dit, faire une requête à l’IA. Prenons quelques exemples.
Dans un call-center, un opérateur peut demander à Copilot de lui générer automatiquement la réponse à apporter à un client. Dans un atelier, un technicien peut demander un résumé d’une documentation technique ou bien poser une question sur un point précis, plutôt que de chercher manuellement dans plusieurs centaines de pages l’information dont il a besoin. Autre exemple, un responsable RH peut générer automatiquement une fiche de poste pour recruter un nouvel employé, quand un commercial pourra créer, agencer et illustrer automatiquement des slides PowerPoint pour présenter un nouveau produit à un client.
Les plus gros consommateurs de mails peuvent passer plus de 8 heures par jour sur leur messagerie.
Tous ces cas d’usage sont des exemples réels de ce que l’IA générative peut apporter. « Copilot ne remplace personne, mais il peut éliminer certaines tâches triviales et chronophages qui empêchent les professionnels de se concentrer sur les missions pour lesquelles ils ont le plus de valeur, souligne Robin Doudoux. Les plus gros consommateurs de mails peuvent par exemple passer plus de 8 heures par jour sur leur messagerie. En intégrant l’IA à Outlook, un utilisateur peut faire remonter automatiquement les mails les plus importants, faire apparaître ceux contenant une deadline à respecter ou demander à Copilot de lui indiquer quelles sont les tâches qu’il doit impérativement réaliser avant une réunion ».
La gestion des identités et des accès, clé de la réussite
Pour apporter toutes ces réponses, l’IA se base sur les données existantes dans l’entreprise. Ce qui implique un travail préalable sur l’identité et les accès. Il est important que l’annuaire Active Directory de l’organisation soit bien construit et que les droits d’accès soient bien définis afin de s’assurer que Copilot ne livre aux utilisateurs que des informations qu’ils ont la permission de consulter. « C’est le travail le plus important, insiste le responsable Microsoft, pour assurer la pertinence des réponses par rapport au métier de l’utilisateur évidemment, mais aussi pour préserver la confidentialité de certains documents. » Des outils et fonctionnalités comme Microsoft Information Protection (MIP), OneDrive and Sharepoint Data and Controls, Microsoft Access Reviews, ou des outils de sécurité tiers, peuvent être utilisés par les équipes informatiques pour mettre en place ces politiques.
Le traitement se fait dans le respect des accords en vigueur, notamment le RGPD et l’EURB.
Au-delà des sujets techniques, des questions juridiques et de conformité se posent donc également. « Quand un utilisateur effectue une demande, les données sont envoyées dans les datacenters de Microsoft pour réaliser le traitement, car l’opération réclame d’importantes capacités de calcul, explique Robin Doudoux. Ce traitement se fait dans le respect des accords en vigueur, notamment le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) et l’EURB (European Union Data Boundary). Par défaut, il est réalisé dans le datacenter du pays. Il peut également passé par un centre européen, mais dans tous les cas, les données ne sortiront jamais du territoire de l’Union européenne ».
Précisons également que les données utilisées ne sont pas non plus exploitées pour entraîner l’algorithme. Cette phase d’entraînement est réalisée en amont directement par Microsoft. Et même s’il existe un partenariat fort entre Microsoft et OpenAI, Copilot n’appelle pas le service public OpenAI qui alimente ChatGPT. « Microsoft 365 Copilot utilise ses propres instances privées des grands modèles de langage », souligne la firme de Redmond. Quant au contenu généré, Microsoft n’en est ni propriétaire, ni responsable. L’éditeur s’engage toutefois à accompagner juridiquement les entreprises, voire à les dédommager, si son IA exploite du contenu protégé par des droits d’auteur alors que l’utilisateur ne lui avait pas explicitement demandé.
De nouvelles compétences à acquérir
L’arrivée de l’IA dans le quotidien des professionnels va profondément transformer leur manière de travailler. L’outil Copilot sera disponible dès le 1er novembre aux utilisateurs de Microsoft 365 via une licence par utilisateur et par mois. Mais les entreprises devront accompagner ce changement et former les utilisateurs à la mécanique des prompts. 82 % des décideurs indiquent que leurs employés auront besoin de nouvelles compétences pour s’adapter à l’émergence de l’IA. Les éditeurs auront là aussi un rôle à jouer et Microsoft a par exemple mis au point avec ses partenaires une Prompt Academy, pour aider les utilisateurs à se familiariser avec cette nouvelle manière de travailler et faire en sorte que l’IA générative soit demain un outil aussi commun et naturel qu’un traitement de texte.
