Après le travail hybride, nous sommes en train d’assister au prochain grand bouleversement en matière de productivité. L’IA générative s’apprête à mettre un coup d’accélérateur considérable dans notre façon de créer ou synthétiser du contenu, libérant ainsi du temps pour des tâches plus créatives, réflexives et valorisantes pour le collaborateur et l’entreprise.
Et en tant qu’outil standard de productivité, Microsoft 365 est dans une position unique pour mettre l’IA générative entre les mains de tous les professionnels, en l’intégrant de manière sécurisée dans les processus quotidiens grâce à Copilot pour Microsoft 365. En effet, avec Copilot pour Microsoft 365, les données de l’entreprises ne servent pas à alimenter le modèle LLM.
Toutefois, préparer votre environnement et vos équipes à l’intégration de Copilot pour Microsoft 365 nécessite un peu de planification et de méthode. Dell Technologies est un partenaire de longue date de Microsoft et comme Microsoft 365, nous sommes dans une position unique pour aider les organisations à tirer tous les bénéfices de Copilot pour Microsoft 365, avec une stratégie en 3 étapes clés :
- Préparer les données (sans oublier la sécurité et la conformité)
- Identifier les bons profils utilisateurs (et les former)
- Mesurer les gains (en commençant par établir le référentiel)
Données : préparez l’inventaire et les droits d’accès
Au-delà du respect évident des prérequis et des directives techniques publiés par Microsoft, qui précisent les besoins en termes de licences, de confidentialité et de sécurité des données ou encore de gestion des tenants, vous devrez préparer les données pour donner à Copilot pour Microsoft 365 un accès à la fois étendu et sécurisé à vos informations d’entreprise.
Plus Copilot peut référencer d’informations, plus il sera utile pour vos employés. La qualité des réponses sera meilleure si Copilot peut naviguer entre tous vos services Microsoft et exploiter la donnée stockée aussi bien dans les répertoires Sharepoint que OneDrive par exemple.
Ici, la pièce maîtresse se nomme Microsoft Graph, une interface unifiée pour cartographier et accéder au large éventail de données et services interconnectés au sein de la suite Microsoft 365. Vous pouvez faire de Microsoft Graph une solide fondation, en structurant vos contenus et en vous assurant que les contenus les plus pertinents soient déplacés vers le cloud. Il est en effet important de s’assurer que le contenu obsolète soit archivé et que les brouillons soient organisés de manière qu’ils ne soient pas visibles par Copilot pour Microsoft 365.
Les droits d’accès et la sécurité seront également deux points essentiels dans la préparation. Les entreprises vont devoir définir avec précision les autorisations pour s’assurer que les bonnes personnes accèdent au bon contenu et éviter que des données sensibles de la société ne soient rendues accessibles par inadvertance. La gouvernance des données dans Microsoft 365 est donc essentielle au succès d’implémentation de Copilot dans l’entreprise.
Trouver le juste équilibre dans les permissions permettra d’améliorer les résultats sans augmenter les risques. Des outils dédiés à la conformité, comme Microsoft Purview, peuvent être utiles pour évaluer les données et contrôler la visibilité grâce à des labels, des politiques et des tags. Dell Technologies dispose d’une grande expérience dans l’accompagnement métier et dans la mise en place de la gouvernance Microsoft 365.
Utilisateurs : identifiez vos champions
Nous sommes convaincus que l’IA générative peut avoir un impact positif significatif pour l’ensemble des collaborateurs. Certains utilisateurs pourront néanmoins tirer des gains de productivité plus importants et plus rapidement de Copilot. Il est important d’identifier ces profils afin de leur donner en priorité l’accès à l’outil. De manière générale, les employés qui créent ou synthétisent du contenu sont probablement ceux qui tireront le plus parti de la technologie, comme les équipes marketing ou les responsables produit par exemple.
Après avoir identifié vos utilisateurs prioritaires et leurs besoins, un des points les plus importants pour assurer l’efficacité de Copilot est de garantir que ces derniers disposent des connaissances nécessaires pour bien l’utiliser au sein de leurs applications. Un plan de communication et de formation adapté aux différents rôles, avec notamment une familiarisation au concept de prompt, sera nécessaire pour favoriser l’adoption.
Nous vous recommandons également de créer un réseau de « champions ». C’est une pratique éprouvée en matière de gestion du changement pour faciliter la collaboration entre les utilisateurs et créer une chaîne vertueuse de montée en compétences.
Mesure : anticipez vos KPI
Pour toute innovation technologique majeure, les organisations ont besoin de suivre et de mesurer l’impact de la transformation. Étant donné que Copilot pour Microsoft 365 est conçu pour améliorer la productivité, les entreprises doivent établir une base de référence en matière de productivité avant la mise en œuvre, afin de disposer d’un point de comparaison une fois la solution en place.
Pour mesurer quelque chose d’aussi nuancée que la productivité, les entreprises doivent envisager des indicateurs à la fois quantitatifs et qualitatifs. Les outils natifs de Microsoft 365 constituent un bon point de départ pour obtenir les informations de base. Le score d’adoption et les analyses d’utilisation de Microsoft, par exemple, peuvent aider à quantifier la manière dont vos équipes effectuent leur travail. Microsoft Viva est une autre solution qui peut fournir des mesures de productivité utiles.
Cependant, mesurer uniquement la production ne suffira pas. L’analyse qualitative est importante et peut être abordée avec la mesure des sentiments et de l’expérience, ce qui se traduit généralement par l’implémentation d’outils d’enquête non-intrusifs, qui posent aux utilisateurs des questions simples après le déploiement.
Cette analyse peut aider à déterminer combien de temps Copilot pour Microsoft 365 a fait gagner aux employés lors de la création de nouvelles présentations, par exemple, ou dans quelle mesure la technologie a été utile pour réduire le temps passé à lire et à répondre aux e-mails, à envoyer un compte-rendu de réunion ou encore créer une présentation PowerPoint. Notre recommandation est néanmoins de conserver une approche quantitative dans la mesure qualitative ! Exemple : demandez combien de temps l’utilisateur a économisé et non simplement s’il a économisé du temps.
Pour aider les entreprises dans ce processus, Dell propose des services d’expérience numérique des employés pour établir les mesures de référence et surveiller l’impact des changements technologiques sur leur organisation.
Copilot pour Microsoft 365 : êtes-vous prêt ?
Si vous envisagez d’investir dans Copilot pour Microsoft 365, nous vous conseillons de commencer ces 3 étapes de préparation le plus tôt possible. Nous pouvons vous accompagner sur l’ensemble de votre projet, y compris pour les accords de licence. Une fois la licence obtenue, les services Dell sont là pour vous aider à préparer votre environnement et vos employés.
Nos plans de préparation comprennent des formations techniques, des conseils sur la gouvernance des données, des stratégies d’adoption et bien plus encore pour aider votre entreprise à tirer pleinement parti de cette technologie émergente le plus rapidement possible. Contactez-nous dès maintenant pour commencer.
Pas encore convaincu par Copilot pour Microsoft 365 ?1
- 70 % des utilisateurs de Copilot ont déclaré qu’ils étaient plus productifs et 68 %ont déclaré que cela améliorait la qualité de leur travail.
- Dans l’ensemble, les utilisateurs étaient 29 % plus rapides dans une série de tâches (recherche, écriture et résumé).
- Les utilisateurs ont pu rattraper une réunion manquée près de 4 fois plus rapidement.
- 64 %des utilisateurs ont déclaré que Copilot les aidait à passer moins de temps à traiter leurs e-mails.
- 85 % des utilisateurs ont déclaré que Copilot les aidait à obtenir plus rapidement une bonne première ébauche.
- 75 % des utilisateurs ont déclaré que Copilot « me fait gagner du temps en trouvant tout ce dont j’ai besoin dans mes fichiers ».
- Et enfin 77 % des utilisateurs ont déclaré qu’une fois qu’ils avaient utilisé Copilot, ils ne voulaient pas l’abandonner
Envie d’en savoir plus, n’hésitez pas à regarder des vidéos de présentations des différentes fonctionnalité de Copilot pour Microsoft 365.
—————————————————–
1Source : What Can Copilot’s Earliest Users Teach Us About Generative AI at Work? (microsoft.com)
