Inutile de s’attarder trop longtemps sur la question : la visioconférence et Microsoft Teams sont des outils devenus essentiels aux modes de travail flexibles. Dans ce contexte, le grand écran collaboratif devient la pièce maîtresse de toute salle de réunion, permettant de faire le lien entre les employés travaillant sur site et ceux étant à l’extérieur. Différentes stratégies existent pour mettre en place cette salle de réunion hybride et les entreprises peinent parfois à définir la plus adaptée à leurs besoins. Bonne nouvelle, cela fait 8 ans que Dell est n°1 mondial du marché des moniteurs* et nous avons donc quelques conseils et bonnes pratiques à partager.
La première étape : la solution BYOD
C’est l’approche la plus rapide et la plus économique pour démarrer. La session de visioconférence est ici conduite par l’ordinateur de l’utilisateur. Ce dernier est relié à l’écran interactif grand format (ou LFM, pour Large Format Monitor) équipé d’une caméra adaptée à la dimension de la salle. Pour la connexion, deux grandes approches : filaire ou sans-fil.
- Filaire depuis l’écran en USB-C :
Les organisations peuvent opter pour un lien USB-C direct entre le PC et le grand écran interactif ; option la plus simple mais la distance entre les deux appareils ne pourra dépasser 1,80 m. en raison des limites techniques de la norme USB-C.
- Filaire depuis une station d’accueil :
Il est possible de brancher une station d’accueil et une caméra directement sur l’écran interactif. Dell propose tout un panel de câbles grande longueur à cet effet pour atteindre confortablement des distances d’une dizaine de mètres entre l’écran et la station d’accueil. L’utilisateur se connecte à la station d’accueil en USB-C. Pour ce dernier, cette méthode lui garantit une excellente qualité de service (qualité des signaux vidéo et réseau, réactivité du retour tactile et cerise sur le gâteau, recharge du PC portable ! Pour les équipes informatiques, cela leur garantit une adoption rapide des utilisateurs qui se servent de leur environnement familier qu’est leur laptop pour piloter la réunion.
- Sans fil :
L’utilisateur se connecte en Miracast à un boîtier ScreenBeam 1100P, lui-même relié par câbles à l’écran, la caméra de salle et au réseau de l’entreprise.
Ces trois méthodes basées sur le modèle BYOD sont idéales pour les petites et moyennes salles de réunion disposant d’un seul et unique écran. Elles permettent de mettre en place simplement des réunions Teams planifiées et gérées depuis l’ordinateur d’un collaborateur, qui se déplace donc avec son terminal sous le bras et pour un budget réduit. Mais il est possible d’aller un cran plus loin en termes d’expérience.
La meilleure expérience : la salle autonome avec Microsoft Teams Room
Chez Dell, la Microsoft Teams Room est un bundle de base certifié par Microsoft composé d’un PC Optiplex au format MFF avec Teams Rooms préinstallé d’usine et du contrôleur tactile Logitech TAP.
En fonction de la taille de la salle et de l’usage qui en est fait, ce bundle se décline en 4 variantes ( Base – Small – Medium – Large) intégrant toute une gamme d’accessoires (caméras, haut-parleurs, consoles de contrôle, panneaux de réservation) et peut être complété par un écran Dell 4K interactif au choix (55 pouces, 65 pouces, 75 pouces ou 86 pouces).
Le fameux Optiplex au format MFF est un véritable PC compact qui trouve sa place dans un rack coulissant intégré à l’arrière de l’écran Interactif Dell. Ce dernier vient même auto-alimenter le PC pour limiter le nombre de câbles électriques visibles.
Ici, la salle dispose de son propre compte Teams spécifique aux salles de réunion. Une fois la réunion planifiée, les collaborateurs n’ont donc plus qu’à lancer la réunion en utilisant l’écran de contrôle de la salle. Aucune manipulation n’est nécessaire depuis leur ordinateur. Libre à eux ensuite de faire appel à leurs terminaux pour profiter de certaines fonctionnalités comme le partage d’écran ou de documents, mais un utilisateur peut potentiellement se rendre à sa réunion sans même devoir transporter son PC, les mains dans les poches s’il le souhaite !
L’expérience de la Microsoft Teams Room est la plus fluide et la plus transparente pour les professionnels. Pour les équipes IT, elle réclame une certaine réflexion en amont pour préparer l’environnement Microsoft 365, pour l’intégration et la configuration. C’est pourquoi les équipes Dell proposent, en plus du matériel, des services complets d’implémentation allant du consulting avant-vente, en passant par l’installation des équipements, la configuration de la salle, et jusqu’à l’accompagnement post-déploiement (support, formation, etc.).
L’usage avancée : et pourquoi pas le double écran collaboratif ?
Le double écran est un usage de plus en plus courant dans les entreprises. Les employés profitent ainsi d’un plus grand confort qui entraîne une plus grande productivité. Pourquoi ne pas reproduire le modèle sur grand écran ? Encore peu répandue dans les organisations, l’utilisation conjuguée de deux écrans collaboratifs peut pourtant faciliter les échanges dans un contexte de travail hybride.
Il est par exemple possible d’afficher sur un écran les participants distants à la réunion Teams, tandis qu’un autre sera dédié au tableau blanc ou à l’affichage d’une présentation. Cela permet pour la personne qui présente de conserver un contact visuel avec ses interlocuteurs distants, comme s’ils étaient dans la pièce. La Microsoft Teams Room permet de mettre en place de façon automatisée ce genre de scénarios.
Le chaînon manquant de l’organisation hybride
Les entreprises sont encore aujourd’hui dans une phase de transition et cherchent la bonne approche pour à la fois créer des espaces de travail confortables et productifs au sein des bureaux (et attirer les talents), tout en mettant en place les conditions permettant à chacun de travailler à distance s’il le souhaite. Nul doute que la salle de réunion hybride sera un élément clé de cette transformation, en réunissant tous les collaborateurs, où qu’ils soient, autour d’une même table.
N’hésitez pas à vous rapprocher de nos équipes pour créer votre espace de réunion Microsoft Teams Room !
*Source: IDC Worldwide Quarterly PC Monitor Tracker, Q1 2022
