Event Manager wie ich hatten es 2020 nicht leicht. Das oberste Ziel, das wir mit Veranstaltungen erreichen möchten, ist es, Verbindungen zwischen Menschen zu schaffen. Wie soll diese Nähe und Lebendigkeit entstehen, wenn Menschen Abstand halten sollen? Diese Frage trieb mich und viele andere in der ersten Jahreshälfte um. Und die Antwort konnte einzig lauten: mithilfe von Technologie! Virtuelle Events sind bis dato an die Stelle von Live-Events gerückt – und sie sind meiner Meinung nach auch zukünftig nicht mehr wegzudenken.
Die Vorteile liegen auf der Hand: Es sind keine Reisen mehr notwendig. Das spart Zeit und Kosten. Doch kann ein virtuelles Event dem „Besucher“ auch ein Erlebnis bieten?
Im Dezember 2020 haben wir erstmalig unser Dell Technologies Forum Event als Online- Version realisiert. Wer in der Vergangenheit bereits ein offline Forum Event besucht hat weißt, dass es eine Menge zu entdecken, lernen und ausprobieren gibt. Wie kann davon möglichst viel auch in die digitale Welt übertragen werden? Und worauf muss ich achten?
Ich habe ein paar Tipps gesammelt. So wird auch Ihr virtuelles Event zum Erfolg:
1. Dauer
Virtuelle Formate sollten wesentlich kurzweiliger sein. Mein Tipp: Den Fokus auf die wichtigsten Themen legen und die Teilnehmer nicht zu lange an das Event binden.
2. Live is Live
Ich persönlich bin ein großer Fan von Live Performances für virtuelle Events, denn ich finde das schafft nochmal ein ganz anderes, einzigartigeres. Die Organisation von Live-Inhalten ist weitaus aufwendiger: Trotzdem lohnt es sich! Überlassen Sie bei der Integration von Live Elementen so wenig wie möglich dem Zufall: Alles muss minutiös durchgeplant sein. Zusätzliche Herausforderung: Internet Connection! Ein Faktor, den man als Veranstalter nur bedingt beeinflussen kann!
3. Austausch bzw. Interaktion
Ein gutes Veranstaltungsformat lebt von der Interaktion und dem Austausch. Gerade bei virtuellen Events ist das wahnsinnig wichtig! Achten Sie bei der Auswahl Ihrer Event-Plattform darauf, dass sie die Option bietet, miteinander in Kontakt zu treten. Mein Rat: Integrieren Sie Chatfunktionen, Umfragen oder Quizze.
4. Entertainment
Ein virtuelles Format muss Spaß machen. Warum sonst, sollten vielbeschäftige Menschen freiwillig dabei bleiben? Probieren Sie verschiedene Formate: Live Show, On Demand oder eine Session via LinkedIn. Wie wäre es mit einer virtuellen Fotobox (ja, das funktioniert sieht super und haben wir auch bei unserem Dell Technologies Forum Event getestet) oder einem Live Music Act?
5. Mehrwert
Was bringt die ganze Bespaßung, wenn das Event am Ende keinen Mehrwert für die Zielgruppe schafft? Richtig, gar nichts! Wählen Sie den passenden Content für Ihre Zielgruppe aus.
6. Flexibilität
Viele Ihrer Kunden befinden sich derzeit sicher im Homeoffice und haben nicht selten mit zusätzlichen Herausforderungen wie Homeschooling oder Ähnlichem zu kämpfen. Deshalb: Machen Sie es den Teilnehmern so einfach wie möglich Ihr Event zu besuchen. Stellen Sie sicher, dass sie beispielsweise das richtige Equipment (wie Internet-Browser) nutzen und – ganz wichtig – dem Event auch per Mobilgerät folgen können. Zusätzlich empfehle ich, das Event auch on-demand zur Verfügung zu stellen und den „live“ Anteil so kurz wie möglich zu halten.
7. Weniger ist Mehr
Zu guter Letzt: Überschütten Sie Ihre Zielgruppe nicht mit Events – hier ist weniger mehr! Das gilt nicht nur für die Anzahl der geplanten Veranstaltungen, sondern auch für den Inhalt. Halten sie es kurz und kompakt. Wir haben beispielsweise aus fünf offline Events im vergangenen Jahr ein virtuelles gemacht.
Virtuelle Events sind in der aktuellen Zeit eine tolle Möglichkeit Erlebnisse zu schaffen und zu teilen. Allerdings ist für mich klar, dass ein solches Format niemals ein face-to-face Erlebnis ersetzen wird. Ich freue mich sehr auf einen Zeitpunkt in der Zukunft, an dem „normale“ Events wieder möglich sein werden. Die virtuellen Formate sehe ich zukünftig aber weiterhin als festen Bestandteil der Event-Strategien – vielleicht auch als Ergänzung eines Live-Events, in einer Art Hybridformat.
